Os eventos presenciais ainda são muito relevantes quando falamos em promover uma marca, fidelizar clientes ou gerar novos contactos, sendo que este facto é reconhecido por um em cada dois marketeers B2B (53,7%), que participaram no Observatório de Tendências MarTech – “Chaves e Tendências no Marketing B2B no setor tecnológico”, preparado pela Omnitel.

Após pandemia da Covid-19, os eventos presenciais estão de volta ainda com mais força, especialmente os roadshows. De acordo com a Verified Market Research, o mercado global para a indústria de eventos irá crescer mais de 13% anualmente, ou seja, passará de 886,99 mil milhões de dólares em 2020, para 2,19 triliões de dólares em 2028.

Apesar de a maioria das empresas gastar, pelo menos, 25% do seu orçamento de marketing na organização e gestão de eventos, conseguimos identificar uma variedade elevada de erros que as podem prejudicar. Desta forma, a equipa de eventos da Omnitel, com a experiência de ter organizado mais de 3.000 eventos de todos os tipos, apresenta os principais temas que devemos ter em consideração no planeamento de um evento.

• Considerar as expetativas e objetivos corporativos – Compreender as expetativas e objetivos de cada cliente e definir o conceito e estratégia do evento desde o início, em linha com esses mesmos objetivos.

• Pensar que o evento é muito mais do que um espaço “cool” – Para Esther Martin, diretora de eventos da Omnitel, “os eventos corporativos devem ser a soma de momentos inesquecíveis para os participantes. No final do dia, por vezes, estamos obcecados em procurar o local perfeito, quando temos a experiência e os recursos para criar o local perfeito”.

• Ter em conta de que os eventos também são emoções – O planeamento de um evento começa com o processo de análise e compreensão do público a fim de impactar as suas emoções e comportamento.

• Gerar uma estratégia contínua de emoções de PRE para o POST – Um dos principais desafios é a personalização e criação de experiências únicas para os participantes, desde o pré-evento até ao pós-evento. De acordo com um estudo da AMEX, 54% dos gestores de eventos dedicam mais tempo aos cuidados e experiência dos participantes do que à logística. “Um evento não se trata apenas de trabalho, deve também entreter, motivar, inspirar e ajudar a construir redes e equipas. É por isso que é importante planear ações para criar emoções a partir do momento em que uma pessoa recebe o convite para o evento“, explica Martin.

• Estabelecer KPIs  Os objetivos estabelecidos serão fundamentais para determinar o sucesso do evento, estes objetivos podem ir desde o aumento da participação do público, aumento do ROI e até a medição da utilização da tecnologia no seu evento, como por exemplo, medindo os downloads de uma aplicação utilizada no evento.

• Planificar o evento atempadamente- Não é que um evento não possa ser organizado a curto prazo, mas se um evento for dirigido a um público específico, o processo de análise e compreensão do público a fim de ter impacto nas suas emoções e comportamento requer algum tempo de preparação.

• Ser diferenciador – Face a um grande número de eventos, os convidados acabam por selecionar aqueles que lhes interessam mais e têm uma maior empatia. Para Martín, “para além de escolher um local emblemático, é cada vez mais importante ter um gancho no evento corporativo, quer seja um orador bem conhecido ou uma atividade atrativa. Também não devemos esquecer a importância de criar eventos empenhados na sustentabilidade, desde a sua preparação até à sua execução“.

• Dinamizar o evento – Um dos principais desafios associado à organização de eventos passa por conseguir com que os participantes interajam e se mantenham ativos durante todo o evento. Esta interação pode também ser importante a partir do momento em que os participantes recebem os convites, na medida em que podem ajudar a gerar algum ruído em torno do mesmo. Para estimular a interação da marca e criar experiências inesquecíveis, é necessário gerar conteúdos e espaços que facilitem networking e a identificação com a marca. Por exemplo, a criação de espaços dedicados a selfies, a participação em inquéritos e jogos nas redes sociais… Como a Omnitel explica, “Neste sentido, a tecnologia tornou-se um grande aliado para ativar ações criativas e interativas em eventos corporativos, por exemplo, utilizando a realidade virtual para fazer apresentações ou a utilização de funcionalidades dos smartphones dos participantes para participar em inquéritos ou digitalizar códigos QR em caças ao tesouro para preencher inquéritos de satisfação“.

• Pensar que o cliente quer mais do que o streaming – A pandemia aproximou os clientes alocados fora das grandes cidades graças ao streaming/ webinars. Mas agora, “cada vez mais clientes confiam em roadshows como forma de apostar na proximidade e personalização, elevando os eventos a cada local onde existem novos clientes“, diz Martín.

• Tirar partido do telemarketing – Nas grandes cidades há, normalmente, uma queda significativa no número de participantes confirmados para o evento. É, por isso, que o telemarketing B2B é uma excelente ferramenta, não só para reforçar as confirmações dos participantes, mas também para descobrir potenciais convidados e traçar o seu perfil, de forma a compreender se são clientes interessantes a convidar para um determinado evento.

• Ter em conta os imprevistos – A lei de Murphy diz: se algo pode correr mal, correrá mal. Além disso, quando várias coisas podem correr mal, a que causa mais danos é aquela que irá acontecer. É praticamente impossível ter tudo 100% garantido, pelo que deverá estar sempre preparado para quaisquer imprevistos, mas acima de tudo, deverá planear as suas respostas, de modo a conseguir responder aos mesmos. Mais uma razão para recrutar a ajuda de uma equipa profissional de eventos que compreenda as expectativas e objetivos de cada cliente e que tenha as ferramentas e experiência necessárias para os atingir com sucesso.